Privacyverklaring

Als je onze prijswizard gebruikt

Je kunt onze prijsindicatie berekenen zonder naam of e-mailadres. We verwerken dan alleen de antwoorden die je zelf invult (rechtsvorm, btw-situatie, omvang) en, als je een KVK-nummer invult, de openbare bedrijfsgegevens die we bij de Kamer van Koophandel opvragen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om een prijsindicatie te kunnen tonen. Rond je de aanmelding niet af, dan verwijderen of anonimiseren we deze gegevens uiterlijk binnen zes maanden.

Als je klant wordt

• Contactgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer), om je aanmelding af te ronden en met je te communiceren. Grondslag: het aangaan van de overeenkomst.
• Identiteitsgegevens (naam en geboortedatum, geverifieerd via iDIN of aan de hand van je identiteitsbewijs), omdat de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) ons verplicht je identiteit vast te stellen voordat we voor je werken. We leggen nooit het nummer van je identiteitsbewijs vast, alleen dat we het gezien hebben en welk soort. Bij een bv vragen we ook het UBO-uittreksel. Grondslag: wettelijke plicht.
• Toetsing en risico-inschatting: de Wwft verplicht ons ook om te controleren of jij of je bedrijf voorkomt op internationale sanctielijsten of een politiek prominente positie heeft, en om per klant een risico-inschatting vast te leggen. We bewaren de uitkomst van die controle als bewijs. Grondslag: wettelijke plicht.
• Getekende documenten (opdrachtbevestiging, privacy-afspraken), met een digitale vingerafdruk (hash) zodat achteraf te bewijzen is wat er getekend is. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Factuurgegevens: je vestigings- of factuuradres (overgenomen uit het Handelsregister of samen met jou vastgesteld) en de facturen die we je sturen. De wet verplicht ons naam en adres op de factuur te zetten en facturen zeven jaar te bewaren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke plicht.
• Zakelijke rekeninggegevens: het rekeningnummer (IBAN) en de naam van de bank van je zakelijke rekening(en). We gebruiken ze om je administratie in te richten en de bankkoppeling op te zetten. Grondslag: het aangaan en de uitvoering van de overeenkomst.
• Banktransactiegegevens: als je de bankkoppeling gebruikt, geef je bij je eigen bank toestemming voor alleen-lezen-toegang (PSD2). Wij zien dan je zakelijke transacties om je administratie bij te houden; wij kunnen nooit betalingen doen of iets wijzigen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Burgerservicenummer (BSN): alleen voor zover dat nodig is voor je belastingaangiften. De wet vereist en regelt dat gebruik. Bij een eenmanszaak vragen we je omzetbelastingnummer; dat bevat je BSN. We bewaren het beveiligd, tonen het op schermen standaard alleen gemaskeerd en gebruiken het alleen voor je btw-aangifte. Alleen je eigen adviseur kan het volledig bekijken als dat voor de aangifte nodig is; dat wordt vastgelegd. We gebruiken je BSN nergens anders voor. Grondslag: wettelijke plicht.
• Financiële en fiscale gegevens (facturen, bonnen, aangiften), het werk zelf. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke (administratie- en aangifte)plichten.

In de administratie die wij voor je voeren staan ook gegevens van jouw klanten en leveranciers (namen, IBAN's, factuurgegevens). Die verwerken we uitsluitend om jouw administratie te voeren; zij kunnen voor vragen over die gegevens bij jou of bij ons terecht. Grondslag: het uitvoeren van onze overeenkomst met jou, onze eigen wettelijke plichten (zoals de fiscale bewaarplicht) en ons gerechtvaardigd belang om een administratie te kunnen voeren die klopt.

Als je ons mailt

Stuur je ons een bericht, dan verwerken we je naam, je e-mailadres en de inhoud van je bericht om je vraag te behandelen. Ben je klant, dan hoort dat bij de uitvoering van onze overeenkomst. Ben je dat niet, dan doen we het op grond van ons gerechtvaardigd belang om bereikbaar te zijn en op berichten te kunnen reageren. We bewaren berichten niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor je ze stuurde, behalve wanneer ze bij een administratie horen die we wettelijk moeten bewaren. Onze e-mail loopt via Microsoft; hoe we berichten ordenen staat hieronder onder "Automatisering en kunstmatige intelligentie".

Stuur ons alleen wat we voor je administratie nodig hebben. Ontvangen we iets dat daar niet bij hoort, dan gebruiken we het niet en verwijderen we het zodra dat kan. Omdat berichten en bestanden bij ontvangst door onze systemen en die van onze dienstverleners gaan, kunnen we niet uitsluiten dat zulke gegevens daarbij zijn verwerkt.

Automatisering en kunstmatige intelligentie

Je hebt bij ons altijd met een mens te maken. Wij voeren je administratie en wij zijn je aanspreekpunt. Bij dat werk gebruiken we hulpmiddelen die deels geautomatiseerd werken, waaronder systemen die gebruikmaken van kunstmatige intelligentie. Die helpen ons om documenten en berichten te herkennen en te ordenen, om analyses en rapportages over je administratie op te stellen en om boekingen voor te bereiden. Ze nemen het werk niet over. Ze maken het nauwkeuriger en geven ons meer tijd voor jouw situatie.

De verantwoordelijkheid blijft bij ons. Alles met financiële of fiscale gevolgen controleren wij voordat het vaststaat, en er worden geen besluiten over jou genomen zonder dat een mens ernaar heeft gekeken.

De leveranciers van deze hulpmiddelen werken uitsluitend als dienstverlener onder contract. Zij bewaren je gegevens niet langer dan voor de verwerking nodig is en gebruiken ze niet om hun systemen te trainen. We sturen alleen mee wat voor de taak nodig is, nooit je BSN. Je administratie wordt verwerkt en bewaard binnen de EU/EER.

Daarnaast gebruiken we deze hulpmiddelen voor onze eigen bedrijfsvoering, bijvoorbeeld bij ons eigen debiteurenbeheer en het voorbereiden van ons werk. Daarbij kunnen je bedrijfs- en contactgegevens worden verwerkt in de Verenigde Staten en in andere landen buiten de EU/EER. Voor die landen geldt geen adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie. Wij gebruiken daarvoor de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie als waarborg; een kopie daarvan kun je bij ons opvragen. Je administratie zelf blijft binnen de EU/EER.

Hoe lang we bewaren

• Niet-afgeronde aanmeldingen: uiterlijk binnen zes maanden verwijderd of geanonimiseerd.
• Afgewezen aanvragen: hebben we je aanvraag na een inhoudelijke beoordeling afgewezen, dan bewaren we de gegevens van de aanvraag tot één jaar als verantwoording van die beslissing; daarna worden ze verwijderd of geanonimiseerd. Is er geen inhoudelijke beoordeling geweest, dan geldt de termijn van zes maanden.
• Klantdossiers: vijf jaar na het einde van de relatie (Wwft) en voor de administratie zelf zeven jaar (fiscale bewaarplicht). Eerder wissen mag de wet ons niet.

Met wie we gegevens delen

Alleen met partijen die nodig zijn voor het werk, onder passende contractuele afspraken, en binnen de EU/EER tenzij hieronder anders vermeld:

• Stiply (Nederland): het digitaal ondertekenen van je documenten en de identiteitsverificatie via iDIN die daarbij hoort.
• OpenSanctions (EU): de toetsing aan internationale sanctie- en PEP-lijsten.
• Minox: het boekhoudpakket waarin je administratie draait.
• Bizcuit: de bankkoppeling (PSD2) en de app waarmee je bonnen en facturen aanlevert. Voor de bankkoppeling heeft Bizcuit een eigen vergunning van De Nederlandsche Bank en geef je zelf toestemming; daarvoor geldt de privacyverklaring van Bizcuit.
• Mollie (Nederland): het innen van onze facturen via automatische incasso. Je geeft de machtiging bij je eigen bank af. Voor de betaling zelf bepaalt Mollie hoe het met je gegevens omgaat, en daarvoor geldt de privacyverklaring van Mollie. Wij bewaren van die betaling alleen een verwijzingsnummer, niet je rekeningnummer.
• Brevo (Frankrijk): het versturen van onze e-mails (bevestigingen, links).
• Microsoft (Ierland, verwerking binnen de EU): onze zakelijke e-mail en agenda, en de werkomgeving waarin wij werken.
• De leveranciers van onze geautomatiseerde hulpmiddelen, zoals beschreven onder het kopje "Automatisering en kunstmatige intelligentie". Voor je administratie gebeurt dat binnen de EU; voor onze eigen bedrijfsvoering mede daarbuiten, met de daar genoemde waarborgen.
• UpCloud (Fins bedrijf, datacenter Amsterdam): het draaien van de onboarding-omgeving en de opslag van je documenten, binnen de EU.
• Kamer van Koophandel: raadpleging van openbare bedrijfsgegevens.
• Belastingdienst: het indienen van aangiften (wettelijke taak).

We verkopen nooit gegevens en gebruiken ze niet voor advertenties.

Cookies

De onboarding-omgeving gebruikt uitsluitend functionele cookies (zodat je aanmelding en statuspagina werken). Geen tracking, geen advertentiecookies.

Je rechten

Je kunt je gegevens inzien, laten corrigeren of, waar geen wettelijke bewaarplicht geldt, laten wissen, en bezwaar maken tegen een verwerking. Mail info@kantoorderechter.nl; we reageren binnen een maand. Heb je een klacht? Dat kan bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Beveiliging

Versleuteld verkeer, toegang beperkt tot wie het nodig heeft, persoonsgegevens gescheiden opgeslagen van de proces-administratie, en het opruimen van afgehaakte aanmeldingen volgens vaste termijnen.