Privacyverklaring

Als je onze prijswizard gebruikt

Je kunt onze prijsindicatie berekenen zonder naam of e-mailadres. We verwerken dan alleen de antwoorden die je zelf invult (rechtsvorm, btw-situatie, omvang) en, als je een KVK-nummer invult, de openbare bedrijfsgegevens die we bij de Kamer van Koophandel opvragen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om een prijsindicatie te kunnen tonen. Rond je de aanmelding niet af, dan worden deze gegevens binnen zes maanden automatisch geanonimiseerd.

Als je klant wordt

• Contactgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer), om je aanmelding af te ronden en met je te communiceren. Grondslag: het aangaan van de overeenkomst.
• Identiteitsgegevens (naam en geboortedatum, geverifieerd via iDIN of aan de hand van je identiteitsbewijs), omdat de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) ons verplicht je identiteit vast te stellen voordat we voor je werken. We leggen nooit het nummer van je identiteitsbewijs vast, alleen dat we het gezien hebben en welk soort. Bij een bv vragen we ook het UBO-uittreksel. Grondslag: wettelijke plicht.
• Getekende documenten (opdrachtbevestiging, privacy-afspraken), met een digitale vingerafdruk (hash) zodat achteraf te bewijzen is wat er getekend is. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Banktransactiegegevens: als je de bankkoppeling gebruikt, geef je bij je eigen bank toestemming voor alleen-lezen-toegang (PSD2, via de koppeling van ons boekhoudpakket e-Boekhouden.nl). Wij zien dan je zakelijke transacties om je administratie bij te houden; wij kunnen nooit betalingen doen of iets wijzigen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Burgerservicenummer (BSN): alleen voor zover dat nodig is voor je belastingaangiften. De wet vereist en regelt dat gebruik. We gebruiken je BSN nergens anders voor. Grondslag: wettelijke plicht.
• Financiële en fiscale gegevens (facturen, bonnen, aangiften), het werk zelf. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke (administratie- en aangifte)plichten.

In de administratie die wij voor je voeren staan ook gegevens van jouw klanten en leveranciers (namen, IBAN's, factuurgegevens). Die verwerken we uitsluitend om jouw administratie te voeren; zij kunnen voor vragen over die gegevens bij jou of bij ons terecht.

Automatisering en kunstmatige intelligentie

We verwerken administraties deels geautomatiseerd, waaronder met systemen die gebruikmaken van kunstmatige intelligentie, voor het herkennen en verwerken van documenten en het voorstellen van boekingen. Dat gebeurt onder menselijke verantwoordelijkheid: uitkomsten met financiële of fiscale gevolgen controleert een mens voordat ze vaststaan, en er worden geen besluiten over jou genomen zonder menselijke tussenkomst. Onze AI-leverancier verwerkt deze gegevens uitsluitend als dienstverlener onder contract, bewaart ze niet en gebruikt ze niet om AI-modellen te trainen. We sturen alleen de gegevens mee die voor de herkenning nodig zijn, nooit je BSN. Deze gegevens worden verwerkt en bewaard binnen de EU/EER, tenzij hieronder anders staat vermeld. Doorgifte naar landen buiten de EU/EER vindt alleen plaats met passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Hoe lang we bewaren

• Niet-afgeronde aanmeldingen en afgewezen aanvragen: maximaal zes maanden, daarna automatisch geanonimiseerd.
• Klantdossiers: vijf jaar na het einde van de relatie (Wwft) en voor de administratie zelf zeven jaar (fiscale bewaarplicht). Eerder wissen mag de wet ons niet.

Met wie we gegevens delen

Alleen met partijen die nodig zijn voor het werk, onder passende contractuele afspraken, en binnen de EU/EER tenzij hieronder anders vermeld:

• CM.com: identiteitsverificatie (iDIN) en digitaal ondertekenen.
• e-Boekhouden.nl: het boekhoudpakket waarin je administratie draait, en de bankkoppeling (PSD2).
• GoCardless: de automatische incasso van onze eigen facturen.
• Brevo (Frankrijk): het versturen van onze e-mails (bevestigingen, links).
• Onze AI-leverancier: geautomatiseerde verwerkingsondersteuning, zoals beschreven onder het kopje "Automatisering en kunstmatige intelligentie".
• Hetzner (Duitsland): het draaien van de onboarding-omgeving en de opslag van je documenten, binnen de EU.
• Kamer van Koophandel: raadpleging van openbare bedrijfsgegevens.
• Belastingdienst: het indienen van aangiften (wettelijke taak).

We verkopen nooit gegevens en gebruiken ze niet voor advertenties.

Cookies

De onboarding-omgeving gebruikt uitsluitend functionele cookies (zodat je aanmelding en statuspagina werken). Geen tracking, geen advertentiecookies.

Je rechten

Je kunt je gegevens inzien, laten corrigeren of, waar geen wettelijke bewaarplicht geldt, laten wissen, en bezwaar maken tegen een verwerking. Mail info@kantoorderechter.nl; we reageren binnen een maand. Heb je een klacht? Dat kan bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Beveiliging

Versleuteld verkeer, toegang beperkt tot wie het nodig heeft, persoonsgegevens gescheiden opgeslagen van de proces-administratie, en automatische anonimisering van afgehaakte aanmeldingen.